Automatisierte Dokumentenverarbeitung
Strukturierte Daten aus Dokumenten effizient extrahieren und in Systeme integrieren
In vielen Branchen fallen täglich große Mengen an Dokumenten an – ob Rechnungen, Verträge, Fahrzeugscheine, Gutachten oder Formulare. Die manuelle Bearbeitung kostet Zeit, bindet Ressourcen und birgt Fehlerpotenzial. Mithilfe unserer Lösung ist eine automatisierte Dokumentenverarbeitung durch die OCR- und LLM-Technologien möglich.
Unsere Lösung für automatisierte Dokumentenverarbeitung unterstützt Unternehmen dabei, Informationen aus unterschiedlichsten Dokumententypen auszulesen, zu klassifizieren und strukturiert weiterzuverarbeiten – vollständig digital, skalierbar und systemunabhängig.
So funktioniert der automatisierte Dokumentenprozess
- Dokumente hochladen oder automatisch empfangen: Eingehende Dokumente – per E-Mail, Upload oder Schnittstelle – werden gesammelt und analysiert. Es sind keine Formatvorgaben nötig: PDF, Office-Dateien, Bilder oder Scans sind möglich.
- Texterkennung mit OCR-Technologie: Die Inhalte der Dokumente werden durch OCR ausgelesen – unabhängig vom Layout oder der Seitenanzahl. Von einigen wenigen Seiten bis hin zu 10 Millionen Seiten oder mehr: Hier sind keine Grenzen gesetzt.
- Inhaltsanalyse mit KI (LLM): Die erkannten Inhalte werden durch ein KI-Modell geprüft: Welche Art von Dokument liegt vor? Welche Daten sind relevant? Welche Positionen enthalten wesentliche Informationen? Viele Dokumente kennt das LLM bereits. Die Besonderheiten der Dokumente in Ihrem Unternehmen es zuvor in einem umfassenden Training lernen.
- Plausibilitätsprüfung & Datenabgleich: Bei Bedarf erfolgt ein automatisierter Abgleich mit bereits vorhandenen Daten – z. B. aus Schadenakten, Vertragsdatenbanken oder Prüfhistorien.
- Strukturierte Übergabe in Zielsysteme: Die extrahierten und klassifizierten Daten werden über eine API-Schnittstelle an bestehende Systeme (DMS, ERP, CRM oder Schadenmanagementsysteme) übertragen.
Was ist OCR und LLM-Technologie?
OCR (Optical Character Recognition)
OCR steht für „Optische Zeichenerkennung“. Diese Technologie erkennt Texte, Zahlen und Layoutstrukturen in gescannten oder digitalen Dokumenten (z. B. PDF, PNG, Word). Damit lassen sich Inhalte aus nicht-editierbaren Dokumenten maschinell lesbar machen.
LLM (Large Language Model)
Ein LLM ist ein auf KI basierendes Sprachmodell, das Inhalte nicht nur liest, sondern auch interpretiert. Es erkennt Bedeutungen, Zusammenhänge und Kategorien – und ermöglicht dadurch die automatische Klassifikation und Kontextbewertung von Informationen.
Typische Einsatzbereiche der automatisierten Dokumentenverarbeitung
Die OCR-Dokumentenerkennung und KI-Datenanalyse eignet sich für alle Branchen mit regelmäßigem Dokumenteneingang und hohem strukturellem Erfassungsaufwand. Wir haben im Folgenden einige Beispiele aufgeführt:
- Versicherungen: Schadenmeldungen, Gutachten, Rechnungen, Leistungsanträge
- Banken und Finanzierer: Finanzierungsunterlagen, Verträge, Bescheinigungen, Sicherheiten
- Leasing- und Flottenunternehmen: Fahrzeugscheine, Zulassungsunterlagen, Prüfberichte, Rückgabeprotokolle
- Logistik und Handel: Lieferpapiere, Zolldokumente, Transportnachweise
- Öffentliche Behörden: Anträge, Bescheide, Meldedaten, Verwaltungsformulare, Fördermittelanträge
Informationssicherheit: Integration & Sicherheit
Bei der automatisierten Datenverarbeitung steht die Sicherheit Ihrer Informationen an erster Stelle. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform und nach höchsten Sicherheitsstandards. Eine Anbindung an bestehende Infrastrukturen ist über Schnittstellen schnell umsetzbar.
Vorteile einer automatisierten Dokumentenverarbeitung
- Zeitersparnis durch automatisierte Datenerkennung statt manueller Eingabe
- Hohe Erkennungsgenauigkeit auch bei komplexen oder unstrukturierten Dokumenten
- Skalierbarkeit für kleine Mengen bis hin zu Massendokumenten
- Systemoffenheit durch standardisierte Schnittstellen
- Reduzierte Fehleranfälligkeit durch KI-gestützte Prüfmechanismen
- Betrugsprävention durch automatisierten Datenabgleich mit bekannten Mustern
- Training und Individualisierung auf unternehmensspezifische Prozesse und Dokumente
Online-Demo vereinbaren
Lernen Sie die Möglichkeiten der automatisierten Dokumentenverarbeitung in einer individuellen Live-Demo kennen. Wir zeigen Ihnen den konkreten Nutzen für Ihre Branche und Ihre Prozesse.
Zusammenarbeit mit spezialisierten Technologiepartnern
Die Entwicklung und Umsetzung unserer Lösungen zur automatisierten Dokumentenerkennung und -verarbeitung erfolgt in enger Kooperation mit MotionsCall und MotionsCloud – zwei etablierten Partnern mit ausgewiesener Erfahrung in der Digitalisierung und Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse im Versicherungs-, Flotten- und Finanzbereich. EXCON ist direkt an beiden Unternehmen beteiligt – eine enge Entwicklungspartnerschaft besteht bereits seit mehreren Jahren. Mehr zu unseren Partnerschaften erfahren sie im EXCON Ökosystem.
MotionsCall
MotionsCall ist ein spezialisierter Dienstleister für End-to-End-Prozesslösungen im Schaden- und Dokumentenmanagement – mit Fokus auf Versicherer, Leasinggesellschaften und Flottenanbieter. Das Unternehmen setzt auf intelligente Softwarelösungen zur Steuerung, Kommunikation und Digitalisierung von Serviceprozessen.
MotionsCloud
MotionsCloud entwickelt KI-basierte Anwendungen für die Analyse und Bewertung von Versicherungsdaten, insbesondere im Bereich der Fahrzeug- und Gebäudeschäden. Die eingesetzte Technologie kombiniert Künstliche Intelligenz und Augmented Reality und wird weltweit von Versicherern genutzt.
