Règlement interne et soutien au service interne
✓ Des capacités flexibles pour la gestion de vos sinistres
EXCON accompagne les assureurs, les organismes de gestion des sinistres et les sociétés immobilières dans le traitement opérationnel des sinistres grâce à des équipes expérimentées chargées du service interne et du règlement des sinistres. Nous prenons en charge des étapes de processus définies, des tâches partielles ou des processus complets de gestion des sinistres, depuis l'enregistrement du sinistre jusqu'au règlement final, en passant par l'examen et le suivi.
Qu’il s’agisse de pics de charge temporaires, de sinistres cumulés, de la résorption d’un arriéré ou d’un soutien permanent aux processus : EXCON intervient en tant que service sinistres externe (TPA) et renforce vos capacités internes de manière flexible. Nous veillons ainsi à ce que les déclarations de sinistres soient enregistrées, traitées, pilotées, documentées et réglées de manière efficace. Nos services administratifs peuvent être combinés de manière flexible avec nos prestations en matière de règlement sur le terrain, de coordination de réseau, de services d’enquête sur la fraude et de solutions numériques.
Nos modules de prestations pour le service interne des sinistres
EXCON vous accompagne dans la gestion de vos sinistres grâce à des équipes expérimentées chargées du service interne et du règlement des sinistres, tout au long de la chaîne de traitement des sinistres. Nos prestations peuvent être utilisées de manière modulaire ou faire l'objet d'une mission complète de prise en charge de bout en bout depuis le service interne : de la première déclaration de sinistre jusqu'au règlement définitif du dossier.
Nos équipes travaillent avec des dossiers de sinistres numériques, des flux de travail structurés et une gestion des tâches assistée par logiciel. Ainsi, l'état d'avancement du traitement, les documents en attente, les délais, les retours des prestataires et les prochaines étapes du processus restent traçables à tout moment.
Nos modules de services
Services modulaires de gestion des sinistres pour des capacités flexibles :
- Constat des dommages et création de dossiers numériques
- Service d'assistance et coordination centrale des dossiers
- Gestion des documents et demande de pièces complémentaires
- Vérification, classification et hiérarchisation des priorités
- Clarification des faits et évaluation technique
- Coordination du réseau et des prestataires de services
- Communication avec les parties prenantes
- Gestion des tâches, des rendez-vous et des délais
- Documentation des niveaux de service et des processus
- Devis, factures et décompte
- Règlement des dossiers en interne à la clôture du dossier
- Examen des sinistres suspects en interne
EXCON peut servir de centre de coordination central pour des processus de gestion des sinistres bien définis. Le Service Desk assure la gestion opérationnelle des dossiers entrants, leur attribution aux équipes de traitement, leur transmission aux partenaires du réseau et le suivi des points en suspens.
Cela s’avère particulièrement pertinent en cas d’événements cumulés, de processus de rénovation, de parcs importants, de types de sinistres récurrents ou de mandats impliquant plusieurs prestataires. Les tâches sont définies selon les spécifications du client. Elles peuvent inclure l’enregistrement des sinistres, les informations sur l’état d’avancement, la coordination des rendez-vous, les demandes de documents complémentaires, la coordination des prestataires et la documentation.
EXCON vérifie que les dossiers reçus sont complets, plausibles et qu’ils suivent le circuit de traitement approprié. La classification peut s’effectuer en fonction du type de sinistre, du montant du sinistre, de l’urgence, de la complexité, du type de bien, de l’état du véhicule, de la nécessité d’une expertise, du recours à un prestataire ou de la nécessité d’une remontée hiérarchique. Des flux de travail numériques facilitent la répartition, la hiérarchisation et le traitement ultérieur des dossiers.
Nos équipes administratives clarifient les points en suspens et préparent la suite du traitement du sinistre.
Lorsqu'une expertise technique est nécessaire, nos propres experts peuvent être sollicités. Cela vaut aussi bien pour les dommages aux bâtiments que pour les dommages aux véhicules. Les résultats sont intégrés au dossier numérique du sinistre et sont disponibles pour la suite du traitement.
EXCON coordonne les intervenants et les prestataires depuis son service administratif. En cas de sinistres immobiliers, cela peut concerner des experts, des gestionnaires de sinistres, des spécialistes de la remise en état, des artisans, des entreprises de déshumidification, des gestionnaires immobiliers ou des responsables de biens. En cas de sinistres automobiles, cela peut concerner des experts, des garages, des prestataires chargés des contrôles et des devis, ainsi que des partenaires de remorquage ou de mobilité.
Les prestataires partenaires existants de l’assureur peuvent être intégrés de manière automatisée. EXCON peut également faire appel à ses propres experts ou à des partenaires de son réseau. Les missions, les rendez-vous, les retours d’information, les délais et les documents sont gérés de manière numérique.
EXCON se charge de la communication opérationnelle selon des directives définies. Cela concerne les assurés, les demandeurs d'indemnisation, les prestataires de services, les experts, les garages, les entreprises de rénovation, les syndics, les agents immobiliers, les gestionnaires immobiliers et les autres parties prenantes.
La communication est documentée en cas de sinistre. Cela permet de garder une trace claire de l'état d'avancement des informations, des points en suspens et des prochaines étapes. Grâce au suivi des dossiers EXCON, vos clients ont également accès à tout moment à leur dossier de sinistre numérique et peuvent consulter leur dossier ainsi que les prochaines étapes en toute transparence.
EXCON gère de manière numérique les tâches en cours, les relances, les délais, les escalades et les prochaines étapes de traitement.
En cas de sinistres immobiliers, cela concerne par exemple les rendez-vous d'inspection, les rendez-vous liés à la rénovation et aux artisans, les retours d'information des experts, les demandes de documents complémentaires et les concertations avec les parties prenantes du bien immobilier. En cas de sinistres automobiles, cela concerne par exemple les rendez-vous avec les experts, les concertations avec les garages, l'état d'avancement des réparations, la vérification des factures, les demandes de précisions et les étapes du règlement.
Pour les mandats définis, il est possible de définir des niveaux de service, des délais de traitement et des règles d'escalade. EXCON assure le suivi numérique des statuts, des délais, des tâches en cours, des retours d'information et des prochaines étapes de traitement.
La documentation comprend l'historique du dossier, les échanges, les mandats, les pièces justificatives, les décisions et les activités de clôture. L'assureur peut ainsi suivre à tout moment l'avancement du traitement et la qualité du processus.
EXCON peut gérer les sinistres immobiliers et automobiles jusqu'à la clôture du dossier. À cette fin, les documents, les expertises, les retours des prestataires, les factures, les résultats d'expertise et les points en suspens sont rassemblés. Le règlement s'effectue dans le respect des directives convenues, des procurations et des règles d'escalade.
La clôture du dossier est consignée. EXCON peut se charger de la communication finale avec les parties concernées.
Un accompagnement flexible pour les opérations liées au portefeuille
EXCON prend également en charge, en dehors du traitement des sinistres, des processus urgents et à fort volume, tels que les transferts de portefeuille, les restructurations de portefeuille ou les conversions de contrats.
Nos équipes se chargent de tâches ponctuelles ou de phases complètes de processus. Pour ce faire, nous travaillons dans les systèmes de l’assureur ou développons, si nécessaire, un parcours numérique sur mesure comprenant la saisie des données, le traitement des documents, les règles de contrôle, la communication et le reporting.
À votre service dans toute l'Allemagne : le réseau de terrain EXCON
Lorsque le traitement numérique ou téléphonique d'un sinistre ne suffit pas à lui seul, le réseau national EXCON, composé d'experts qualifiés et de gestionnaires de sinistres sur le terrain, est à vos côtés. De la prise de contact rapide et de l'inspection sur place à l'évaluation du sinistre, à la documentation et à la recommandation de règlement, les services internes et externes travaillent en parfaite synergie. Cela permet de traiter même les sinistres complexes de manière efficace, transparente et avec une garantie de qualité.
Identifier les risques avant que les sinistres ne surviennent : EXCON HomeCheck
Grâce à EXCON Hauscheck, les assureurs et les entreprises disposent d’une base solide pour identifier à un stade précoce les risques techniques liés aux bâtiments, les évaluer de manière transparente et en déduire des mesures de prévention ciblées.
Cette analyse structurée des risques apporte de la transparence sur les points faibles potentiels et aide les compagnies d’assurance à prévenir les sinistres et à réduire durablement le coût de ceux-ci.
Gestion numérique des sinistres et processus intelligents
EXCON allie une expertise approfondie en matière de sinistres à une technologie de pointe et à une optimisation des processus basée sur l'intelligence artificielle. Nos solutions logicielles permettent un traitement numérique de bout en bout des sinistres, depuis le dossier centralisé et le pilotage automatisé des processus jusqu’à la communication transparente, le traitement des documents et l’analyse. Nous transformons ainsi les processus existants en procédures de gestion des sinistres efficaces, évolutives et pérennes.
Lorsque le volume des sinistres augmente, les processus doivent s'adapter en conséquence
Les services de gestion des sinistres sont régulièrement confrontés au défi de traiter de manière fiable des volumes de dossiers variables. À la suite d'intempéries, en cas de sinistres cumulés, de pics saisonniers, de pénuries de personnel ou de retards temporaires, des capacités supplémentaires doivent être rapidement disponibles sans compromettre la qualité du traitement des sinistres ni la communication avec les demandeurs d'indemnisation.
C’est précisément pour cela qu’EXCON propose une extension flexible de votre service interne de gestion des sinistres. Nos équipes apportent leur soutien là où un renfort est nécessaire à court terme : lors de la prise en charge des sinistres (FNOL) et de leur traitement, de la constitution des dossiers, de la vérification et du complétement des documents, de la coordination des prestataires, de la communication avec les parties prenantes, du règlement des sinistres ainsi que pour les tâches administratives jusqu’à la clôture du dossier.
Lancement du projet, méthodes de travail numériques et reporting
EXCON utilise des dossiers de sinistres numériques, des flux de travail et une gestion des tâches assistée par logiciel. Les dossiers sont répartis, classés par ordre de priorité, suivis et documentés. Les processus restent ainsi transparents et traçables à tout moment. Grâce à notre grande flexibilité, nous prenons en charge vos sinistres avec un délai de mise en œuvre compris entre 2 et 9 semaines, en fonction de la complexité des tâches à accomplir.
Pour les services de gestion des sinistres, cela permet de contrôler et d’adapter le volume de dossiers, l’état d’avancement du traitement, les retards, les délais d’exécution, les échéances, les escalades, les interventions d’experts, le statut des prestataires et des partenaires du réseau, les niveaux de service, les taux de clôture, la répartition par branche (bâtiments/automobile), les anomalies et les transferts vers des expertises spécialisées.
Avant le début de notre collaboration, nous définissons ensemble les conditions-cadres opérationnelles nécessaires :
- Étapes du processus prises en charge
- Branches et types de sinistres
- Directives de traitement
- Pouvoirs de règlement
- Points de transfert vers l'assureur
- Règles d'escalade
- Consignes de communication
- Recours à des prestataires de services, à des partenaires du réseau et à des experts
- Niveau de service et fréquence des rapports
- Contrôles qualité
- Procédure en cas d’anomalies ou de soupçons de fraude
Le processus administratif externalisé des compagnies d’assurance reste ainsi toujours maîtrisable.
Selon la configuration choisie, EXCON intervient dans les systèmes existants de l’assureur ou utilise ses propres solutions logicielles. Grâce à notre expertise en matière d’intelligence artificielle et à notre développement logiciel interne répondant aux normes de sécurité les plus strictes, nous proposons non seulement un soutien opérationnel dans le traitement des sinistres, mais également des conseils sur l’automatisation des processus de gestion des sinistres. N’hésitez pas à nous contacter à tout moment à ce sujet.
Experts en back-office
Nos collaborateurs sont spécialement formés au sein du secteur de l'assurance et de l'assainissement, disposent d'une grande expérience et offrent donc une aide professionnelle pour vos demandes et celles de vos clients. Ils comprennent vos besoins et savent toujours quoi faire, même dans les situations les plus exigeantes.
Flux de travail transparent
Notre bonne qualité de service et la performance de nos partenaires de réseau sont encadrées et soutenues par nos processus administratifs structurés au sein des centres de service clientèle. Grâce à notre flux de travail entièrement numérique, nos clients peuvent à tout moment consulter le statut actuel de tous les dossiers de sinistre.
Service complet et étendu
Nos centres de service de Neu-Isenburg et de Leipzig vous offrent un service personnalisé, de la déclaration de sinistre à la facture finale ou au règlement, en passant par l'intégration organisationnelle de nos réseaux, la coordination temporelle avec le demandeur et les partenaires impliqués, l'établissement d'une offre.
Nous sommes là pour vous - 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
La satisfaction de toutes les parties impliquées dans un sinistre est une composante essentielle de notre identité de prestataire de services. Chez nous, les clients, les demandeurs et les partenaires sont toujours au centre de nos préoccupations. Disponible 24 heures sur 24, notre centre de service à la clientèle constitue un point de contact transparent et homogène dans toute l'Allemagne pour la communication avec le réseau EXCON et est une méthode efficace pour soutenir ou compléter votre service interne.
