EU-Richtlinie zum Umgang mit CoC-Papieren: EXCON erweitert Dokumentenmanagement um neue Dienstleistungen

Am 1. September ist eine EU-Verordnung in Kraft getreten, die Händler dazu verpflichtet, beim Fahrzeugverkauf eine ausgedruckte Übereinstimmungsbescheinigung (Certificate of Conformity, CoC) zu übergeben. Weil dieser Prozess in Österreich zuvor schon digital abgewickelt worden ist und Händler die Bescheinigung nicht selbst drucken dürfen, ergab sich eine neue Herausforderung für die Mobilienbranche: Der Schritt vom digitalen Prozess zurück zur analogen Abwicklung. Excon erweitert das Dienstleistungsportfolio und begleitet seine Mandanten auf dieser Last Mile.

In den vergangenen Jahren hat sich Excon in vielen Branchen europaweit die Marktführerschaft für individuell zugeschnittene Digitalisierungs- und Automatisierungslösungen erarbeitet. Das über mehrere Jahrzehnte erworbene Know-How wird von einer hauseigenen Software-Entwicklung und einem internationalen Experten-Netzwerk begleitet. Manchmal wird die Expertise, die auf diese Weise mit einem Kundenstamm aus unterschiedlichsten Geschäftsbereichen gewachsen ist, auch für den Rückweg aus der rein digitalen Umgebung benötigt: Das zeigt die Herausforderung, vor der unsere Mandanten in Österreich seit Inkrafttreten der EU-Verordnung 2018/858 stehen.

Was in Österreich früher der Typenschein war und zwischenzeitlich von einem digitalen Datenauszug abgelöst wurde, ist nun die Übereinstimmungsbescheinigung / CoC. Sie muss vom Generalimporteur vor dem Fahrzeugverkauf fälschungssicher und gemäß der rechtlichen Anforderungen auf das korrekte Papier gedruckt und dem Händler zur Verfügung gestellt werden, der die Papiere dann dem Käufer übergibt. Dieser Prozess war in Österreich zuvor schon in eine digitale Datenbank verlagert worden - nun erfordert die Verordnung den Schritt zurück zum gedruckten Dokument.

Viele Importeure bzw. Captives und Non-Captives müssen dementsprechend einen neuen Prozess entwickeln, der die Abwicklung unbürokratisch, weitgehend automatisiert und rechtskonform ermöglicht - eine große Herausforderung.

Die EXCON Services Austria, die seit acht Jahren für zahlreiche Mandanten die Typenscheineinlagerung in Österreich übernimmt und mit 500.000 verwalteten Dokumenten den Markt bestimmt, hat die durch die Richtlinie erforderlichen Änderungen bereits implementiert und setzt diese seit 1. September um.

Bild: Patrick Stockinger, Operation Manager AWACS bei der Excon Services Austria GmbH

 

Bild: Bettina Guggemos, Geschäftsführerin der Excon Services Austria GmbH

 

“Wir nehmen unserem Mandanten nicht nur die Arbeit im laufenden Prozess, sondern auch die Konzeption und die Umstellung der Abwicklung ab”,

(Bettina Guggemos, Geschäftsführerin der Excon Services Austria GmbH)

„Wir konzeptionieren den neuen Prozess gemäß der rechtlichen Anforderungen, implementieren ihn bei uns und verknüpfen ihn mit den bestehenden Prozess-Stakeholdern“, erklärt Guggemos den Vorgang. „So sparen wir Importeuren bzw. Banken Kosten und Ressourcen für das erforderliche Projektmanagement und sind zudem sehr schnell, weil wir bereits über alle Voraussetzungen verfügen – in Expertise, Technik und Personal.“

Der Prozess, den Excon bereits erfolgreich umgesetzt hat, deckt dabei nicht nur den Druck und die Zustellung der CoC-Papiere ab. Hier zeichnen sich die fachlichen Wurzeln von Geschäftsführerin Bettina Guggemos ab, die viele Jahre im Bankenwesen tätig war und das  Risikomanagement als elementaren Bestandteil eines solchen Prozesses betrachtet: “Fraud Prevention ist ein wichtiges Thema”, erklärt Guggemos. “Natürlich prüfen wir, warum ein Dokument angefordert wird, bevor wir es versenden, und ob es auch wieder zurückkommt.” Die individuelle Einstellungsmöglichkeit von Anforderungshöhen durch den Händler erleichtern zudem den Wholesaleprozess für die Bank in Richtung Finanzierungsfreigaben. Außerdem können wir die betroffenen Asset-Datenbanken mit unserer Software verbinden, um mögliche Doppelfinanzierungen aufzudecken.

Diese Möglichkeiten sind natürlich nicht auf die Mobilienbranche beschränkt:

Excon bietet das entsprechende Dokumentenmanagement, inklusive Einlagerung, Druck, Versand und allen notwendigen Prüfprozessen und Sicherheitsmaßnahmen, für viele Arten offizieller Papiere an, wie etwa für Versicherungsdokumente. Sprechen Sie uns einfach an!