Klare Kommunikation, effektive Prozesse, schlankere Berichte:

Excon IT-Chef Markus Heiß über dezentrale Softwareentwicklung im Digitalisierungsansturm

Infolge der Auswirkungen der Corona-Pandemie treiben Unternehmen aller Branchen ihre Digitalisierungsprojekte mit hoher Geschwindigkeit voran. Abstandsregeln und die Herausforderungen durch Remote Work betreffen aber auch jene, die im Maschinenraum der Digitalisierung ihr Werk verrichten. Über effektive Kommunikation, schlankere Entwicklungsprozesse und neue Features in der Excon Software-Produktpalette sprachen wir mit Excon-IT-Leiter Markus Heiß.

 

Das Interview

Welche Herausforderungen haben sich durch die Folgen der Corona-Pandemie für Arbeit an den IT-Projekten der Excon-Gruppe ergeben?

 
Wenn wir überhaupt von einer Herausforderung aus der Projektperspektive sprechen möchte, war dies sicherlich das Aufrechterhalten der agilen Kommunikation. Ein wesentlicher Faktor für Effektivität und Erfolg im Projektgeschäft ist eine gute, direkte, das Projektteam übergreifende Kommunikation. Diese ist vor allem dann unwahrscheinlich wichtig, wenn man agile Methoden verwendet und - wie Excon - eine serviceorientierte Softwarearchitektur verfolgt, in der ein Projektteam die Arbeitsergebnisse eines anderen Teams weiterverwenden kann.
Methodisch (adaptiertes SCRUM) und räumlich (Open Space, Workbench) waren wir auch vor Corona schon gut aufgestellt. Durch die Einbindung unserer strategischen Partner in die Projekte verfolgen wir schon seit einigen Jahren die Strategie „Work everytime, everywhere“. Deshalb mussten wir zumindest technisch keine Vorbereitungsmaßnahmen für den Lockdown treffen. Dennoch waren Anpassungen an Planung, Organisation und Methodik notwendig.

Bild: Markus Heiß | Leiter IKT | EXCON Services GmbH

 

Welche Anpassungen waren das?

Wir haben zunächst eine Kommunikationsetiquette erstellt. Welche Kanäle wie Telefon, Chat, Webmeeting, Mail und Ticketsystem werden zu welchem Zweck verwendet? Welche Reaktionszeiten erwartet das Team im jeweiligen Kanal? Für unsere Webmeetings haben wir feste Regeln aufgestellt: kein Meeting ohne Agenda, es gibt immer einen Moderator und klare Abläufe, wer wann spricht und sich wie zu Wort meldet.
 

Die Anpassung der Kommunikation auf die Situation stand also im Mittelpunkt der Veränderungen?

Das war in jedem Fall ein wichtiger Baustein. Wir haben ein tägliches, teamübergreifendes Webmeeting eingeführt um die Kommunikation auch zwischen den verschiedenen Projektgruppen aufrecht zu erhalten. Gleichzeitig haben wir unseren Entwicklungsprozess kleinteiliger und aussagekräftiger gestaltet. Das ermöglichte es uns, den Entwicklungsprozess präziser zu steuern. Außerdem können wir so auf unnötige und zeitraubende Projektberichte verzichten, da man den Fortschritt nun im Projekt klar ablesen kann. Hierbei war es von Vorteil, dass wir bereits eine digitales Tool zur Abbildung der agilen Methodik benutzen. Da haben wir nur einige Detail-Schrauben gedreht. Eine Erkenntnis zu Thema Chat: Die Protokolle sind auch eine tolle Sache, die sind meistens 1:1 weiterverwendbar.
 
Dieser neue Geschwindigkeitsvorteil lässt sich sicherlich auch über die unmittelbaren Auswirkungen der Krise hinaus nutzen.

Unterm Strich hatte die Krise keinen negativen Einfluss auf die Projekte, sie hat sogar zu einer Vielzahl kleinerer Verbesserungen geführt. Zudem ist uns kein Partner oder Lieferant in Folge der Krise weggebrochen - das spricht sehr für die Strategie, unabhängig in der Softwareentwicklung zu sein und sich nicht von Unterlieferanten oder bestimmten Produkten abhängig zu machen.

 
Gab es weitere positive Effekte aus den verschiedenen Umstellungen?

Es haben sich sogar neue Projekte daraus ergeben. Wir haben mit freigeworder Entwicklungskapazität aus unserem Partnernetzwerk ein Projekt initiiert, mit dem unsere Mandaten zukünftig ihre Kunden digital in die gemeinsamen Prozesse integrieren können. Außerdem haben wir die Gelegenheit genutzt und in zusätzliches Personal in der Software-Entwicklung investiert.
 

Aufgrund der Kontaktbeschränkungen haben viele Unternehmen die Digitalisierung vorangetrieben oder überhaupt erst in Angriff genommen. Viele Prozesse, die vorher von Mitarbeitern im direkten Kontakt mit Kunden und Partnern bearbeitet worden sind, müssen nun elektronisch erledigt werden. Wie hat sich das in der Entwicklung ausgewirkt?

Gerade unsere bestehenden Lösungen im Bereich Self Audit und Remote Audit wurden in den ersten Wochen nach dem Lockdown massiv angefragt. Wir haben die entsprechenden Rollout-Projekte gemeinsam mit unseren Kunden aufgesetzt und durchgeführt. Zusätzlich haben wir auch Anfragen für Softwarelösungen auf unserer Orchestrierungsplattform erhalten, bei denen es sich im Kern um genau diese Anforderungen dreht: digital und „kontaktlos“.

 
Auf welche Entwicklungen der Excon-IT können sich unsere Mandanten freuen?

Im Fokus der Weiterentwicklung stehen die Risk- und Auditplattform. Die Anwender der Riskplatform können sich auf intuitives neues Nutzer-Interface mit vielen funktionalen Erweiterungen freuen. Seit Mai haben wir hier zudem schon das grafische Planungstool integriert, das uns viel positives Feedback gebracht hat.

Die Auditplattform wird derzeit um ein neues Modul erweitert, mit dem es dann auch möglich sein wird, Audits auf Basis von Fragebögen sowie hybride Audits im Self-, Remote- und On-Premise-Verfahren durchzuführen.
Beide Plattformen werden eine ganz neue Generation von Auswertungsmöglichkeiten erhalten. Damit werden wir beide Plattformen künftig verstärkt in die Richtung Netzwerkmanagement entwickeln.

Unabhängig davon arbeiten wir gemeinsam mit unserem Partnernetzwerk permanent an neuen Anwendungen in den Bereichen AI und Robotic Automation, die uns als Prozessautomatisierer und Anbieter intelligenter Lösungen kennzeichnen.